Regulamento para Reserva e Utilização de Salas Multiusuárias do IEL/Unicamp, nos termos da Deliberação Congregação 66/2005 

1. O IEL/Unicamp possui, distribuídos pelos nove prédios da Unidade, 26 espaços multiusuárias destinados a aulas, eventos ou demais atividades acadêmicas, sendo: 

• 14 Salas de Aula (CL-1 a CL-14 – no Prédio de Salas de Aula);
• 01 Sala de Aulas Práticas (CL-15 – no Prédio de Salas de Aula);
• 01 Anfiteatro (no Prédio de Salas de Aula);
• 01 Auditório (no Pavilhão de Docentes);
• 01 Sala de Colegiados (no Pavilhão de Docentes);
• 02 Salas Coletivas/Reuniões de Projetos (no Pavilhão de Docentes);
• 01 Sala de Defesa de Teses (no Bloco VII);
• 01 Mini-Auditório (no Centro Cultural);
• 01 Sala de Videoconferência (no Centro Cultural);
• 01 Salão de Exposições e Eventos, destinado a exposições ou suporte aos eventos realizados no prédio (no Centro Cultural);
• 01 Sala de Micros para Atividades Didáticas (na Biblioteca)  
• 01 Sala de Pesquisas Bibliográficas e Recursos online (na Biblioteca)

2. São usuários desses espaços todos os docentes, alunos e funcionários do IEL, para  atendimento das atividades de ensino, pesquisa e extensão, sem cobrança de taxa e com preferência sobre usuários externos.

     2.1 Os alunos (ou pesquisadores e pós-doutores) do IEL que necessitarem de espaço físico para uso acadêmico devem solicitar a reserva via Coordenação Acadêmica do respectivo curso (Graduação ou Pós-Graduação) ou por intermédio do orientador/professor responsável.

     2.2 O uso desses espaços por outras Unidades/Órgãos da Unicamp ou por entidades externas depende de análise e aprovação da Direção da Unidade, nos termos da Deliberação Congregação 66/2005.

3. O Setor de Apoio Audiovisual responde pelo suporte às atividades realizadas nos espaços multiusuários, realizando a instalação de equipamentos audiovisuais para aulas, eventos e demais atividades didáticas, bem como dando o suporte técnico necessário.

4. O horário de funcionamento é o seguinte: Salas de aula: das 08:00h às 23:00h; Demais espaços multiusuários: das 08:00 às 22:00h.  De segunda a sexta-feira, prioritariamente para as atividades do IEL. A necessidade de funcionamento fora desse horário e aos finais de semana implicará em pagamento de taxa de manutenção e horas-extras para os funcionários envolvidos.

5. Fica sob responsabilidade do usuário a conservação dos locais, bem como o uso adequado dos equipamentos neles instalados.

6. É de responsabilidade do usuário informar ao Setor de Apoio Audiovisual o término da atividade para que seja providenciado o trancamento da sala. No caso das Salas de Aula, como mecanismo de segurança, o usuário deve fechar a porta (que possui maçaneta fixa) e avisar o Audiovisual para fazer o trancamento definitivo. 

7. Para a reserva e a aprovação do uso pelo gerenciador do sistema deve ser considerado o perfil e a capacidade de cada sala, conforme detalhado no descritivo das salas. 

8. As exceções serão tratadas diretamente com a Direção da Unidade. 

O Instituto de Estudos da Linguagem – IEL/Unicamp conta com vinte e seis (26) Salas Multiusuárias distribuídas pelos nove (09) prédios da Unidade, às quais são destinadas as aulas, os eventos e as demais atividades relacionadas ao Ensino, à Pesquisa e à Extensão. 

O Sistema de Reserva das Salas Multiusuárias foi desenvolvido ao longo de 2010 pelo Setor de Informática do IEL, no âmbito do “Projeto de Melhoria do Processo de Reserva e uso das Salas Multiusuárias e dos equipamentos audiovisuais do IEL/Unicamp”, desenvolvido pela Diretoria de Serviços – AFAO, para uma melhor gestão das salas de uso coletivo da Unidade. 

O desenvolvimento desse sistema tem por objetivo sistematizar e otimizar o processo de reservas, estabelecendo procedimentos de reserva e de uso desses espaços. 

O sistema permite que usuários internos (docentes e funcionários) da Unidade façam a pré-reserva on-line das salas. O gerenciador do sistema analisará as solicitações e, conforme as normas de utilização, autorizará a reserva ou comunicará os ajustes necessários. 

O uso de espaços físicos por outros órgãos da Universidade e por entidades externas à instituição segue os termos da Deliberação Congregação/IEL 66/2005 e deve ser solicitado diretamente à Direção da Unidade, informando a natureza do evento, o responsável, o público alvo e o número de participantes, estando sujeito à cobrança de taxas de uso/manutenção. 

Funcionalidades 

1. Formulário on-line para solicitação de reserva: registra o pedido de reserva de sala(s) no sistema, mas é necessário que o solicitante aguarde a confirmação do mesmo através do seu e-mail. 

2. Consultar Agenda Mensal: apresenta um quadro com todas as reservas solicitadas para uma determinada sala dentro de um determinado mês/ano. Clicando sobre o símbolo * (reserva confirmada) ou ? (reserva a confirmar) obterá as informações detalhadas sobre a reserva. 

3. Consultar Agenda Semanal: apresenta um quadro com todas as reservas solicitadas em todas as salas para uma determinada semana. Clicando sobre o símbolo *(reserva confirmada) ou ? (reserva a confirmar) obterá as informações detalhadas sobre a reserva. 

4. Consultar disponibilidade de salas: busca por salas disponíveis a partir do período/horário/dia(s) da semana de interesse do solicitante. 

Para alterar ou cancelar uma reserva, o solicitante deve enviar para reserva@iel.unicamp.br o número da Reserva - que pode ser verificado através do item "Consultar Agenda" -, o motivo da alteração ou cancelamento, e no caso da alteração, as informações a serem substituídas. Assim que a solicitação for executada, o solicitante receberá através de seu e-mail a confirmação do seu pedido. 

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